Funktioner

Funktioner

DF RESPONS innehåller ett flertal kraftfulla funktioner. Funktionerna bildar verktyg som systemadministratören använder för att bygga sina lösningar. Som administratör kan du bygga nya lösningar från grunden eller importera en befintlig lösning och anpassa den till dina specifika behov.

Webbformulär

Med dynamiska webbformulär kan ni enkelt hämta in information från medarbetare, medborgare och kunder m.fl. Alla formulär har en responsiv design, vilket innebär att de fungerar både på dator och mobila enheter som surfplattor och telefoner. Formulären kan öppnas i ett separat fönster eller integreras som en del i er hemsida eller ert intranät. När en användare skickar in ett formulär bildas automatiskt ett ärende som skickas till utsedd(a) mottagare.

Webbformulär har flera fördelar jämfört med t.ex. ifyllbara PDF-filer:

  • De är enkla att använda.
  • Innehållet kan anpassa sig efter användarens val, t.ex. kan följdfrågor som inte behöver besvaras döljas.
  • Innehållet kan valideras så att rätt information fylls i.
  • När innehållet förändras finns inga gamla kopior av formuläret kvar.
  • Informationen som lämnas blir automatiskt en del i ärendet och sökbar på fältnivå.

Ärendehantering

Information som samlas in via de dynamiska webbformulären upprättas som ett ärende i DF RESPONS. Alla ärenden tilldelas ett unikt ärendenummer. Ett ärende kan delas av en eller flera användare som successivt kan fylla på med mer information i ärendet tills dess att ärendet avslutas. Behörighetssystemet styr vem som har rätt att läsa och skriva i ett ärende. Hjälptexter och arbetsflöden hjälper användarna att följa verksamhetens riktlinjer och rutiner. Systemet loggar det som sker i ett ärende för maximal spårbarhet.

Formulärsbyggare

Alla formulär i DF RESPONS definieras i systemets webbgränssnitt.

Ni kan själva när som helst lägga till och ta bort fält eller ändra texter och alternativ. Med hjälp av vyer kan ni styra vilka fält som är synliga vid respektive situation. Formulärets innehåll kan bland annat styras av ärendets status och användarens behörighet.

Arbetsflöden NOS (När-Om-Så)

Med DF RESPONS följer en motor för arbetsflöden. Vi har valt att kalla tekniken för NOS som är en förkortning för När-Om-Så. Med hjälp av regler som konfigureras direkt i webbgränssnittet kan administratören styra hur systemet ska agera i olika situationer.

Några exemepel:

  • När ett ärende skapas - Om kategori Arbetsskada är markerad - skicka e-post till HR-avdelningen.
  • När användaren byter kategori - Om kategori Anonym är markerad - dölj kontaktuppgifter

Statistik

Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda lite enklare rapporterna i systemet bygger vi även anpassade rapportmallar för er specifika lösning. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med er egna logotyp. Tack vara Digital Fox rapporttjänst kan rapporterna skickas ut per automatik med e-post, t.ex. årsvis eller kvartalsvis.

Användare och inloggning

Inloggningen mot systemet kopplas till organisationens centrala användarkatalog. Användarna kan sedan enkelt logga in med samma användarnamn och lösenord som man har på sin dator. Vid integration mot er säkerhetsplattform, t.ex. Nexus HAG eller Mobility Guard, kan vi aktivera två-faktors-inloggning för starkare säkerhet.

Behörigheter

Tack vare ett avancerat behörighetssystem är det möjligt att på detaljnivå styra en användares rättigheter i systemet. Rättigheter kan appliceras direkt på en unik användare, en grupp eller en roll. Rollbegreppet ökar abstraktionen och gör det naturligt att tala om t.ex. "Handläggare" och "Registratorer". Det blir således enkelt och tydligt att fördela ansvar genom att tilldela roller till användare på olika platser inom organisationen.

Publicering

Ärenden (eller vissa fält hos ett ärende) kan göras tillgängliga för publicering på webben t ex på er hemsida eller på intranätet.

Systemets automatiska publiceringsfunktion gör det möjligt att skapa ett öppet diarium. Genom inställningar i systemet kan man styra vilka ärenden som ska publiceras, när ett ärende ska publiceras samt vilka fält och egenskaper hos ärendet som ska vara synliga på webben. Det är även möjligt att koppla på en kommentarsfunktion där medborgare kan debattera publicerade ärenden. Publiceringsfunktionen är vanligt förekommande vid t.ex. synpunktshantering och e-förslag.

Gallring & arkivering

Exportfunktioner i XML- och PDF/A-format möjliggör digital långtidsbevaring. Ärenden kan gallras på fältnivå.

Vid digital långtidsbevaring ställs särskilda krav på filernas format. Två vanligt tillåtna format inom offentlig sektor är PDF/A och XML. Digital Fox arkiveringsfunktion exporterar ärenden som ska arkivera på både PDF/A- och XML-format. PDF/A är läsbart för alla med Acrobat Reader (eller motsvarande program) som är vanligt förekommande idag. XML-formatet gör det möjligt att maskinellt på ett enkelt sätt läsa, tolka och strukturerar informationen i ett digitalt arkiv.

Systemets gallringsfunktion kan användas för att gallra hela eller delar av ärenden. Exempelvis är det vanligt att man vill behålla kategorisering och statistik under en längre period för att kunna göra jämförelser över tiden. Däremot ställer Personuppgiftlagen krav på att personuppgifter inte ska lagras längre än de behövs.

Integrationsmöjligheter

Det är möjligt att bygga kundspecifika integrationslösningar mot DF RESPONS™ via det REST API som systemet tillhandahåller. Med systemets arbetsflöden är det möjligt att styra vad som ska ske när någon anropar en tjänst. Systemet kommer även med några standardintegrationer:

  • IFrame och javascript för integration av webbformulär i hemsida.
  • Integration mot Active Directory och Novell e-directory.
  • WMS-integration för kartdata.
  • Integration mot Munizapp.

Karta (GIS)

Kartfunktionen gör det möjligt för användaren att markera platser och rita på en karta.

Systemet kan använda sig av öppna kartlösningar som Open Street Map (OSM), Google Maps eller kopplas direkt mot kommunens egna GIS-system med hjälp av WMS-teknologi. När en position placeras ut på kartan sker ett automatiskt adressuppslag. Utöver att bara kunna markera punkter kan systemet även tillåta användaren att markera hela områden. Det är även möjligt att visa olika kartlager vid olika situationer. T.ex. kan en medborgarvänlig enkel karta användas på hemsidan medan mottagande handläggare har möjlighet klicka fram detaljer som vattenledningar m.m.

Exempel från Mölndals stad. Kartan är kopplad med WMS mot kommunens GIS-system.

Integration mot Munizapp

DF RESPONS-kunder kan ta del av vår integration mot Munizapp, en app som gör det möjligt för medborgare att skicka in ärenden till kommuner. Lösningen gör det möjligt att enkelt registrera exempelvis ett synpunktsärende med position, bilder och beskrivande text direkt i mobilen. Lämnaren kan sedan följa sina ärenden och dialog med kommunen i appen men även ta del av andra publicerade ärenden.

Appen har i dagsläget stöd för svenska och är tillgänglig för iPhone/iPad samt enheter baserade på Android. Medborgare kan kostnadsfritt hämta appen i AppStore respektive Play.

Stöd för IOS & Android

Alla enheter som använder IOS (iPhone/iPad) eller Android kan i dagsläget hämta hem Munizapp.

    

 

 

Scroll Up