Journalsystem

Journalsystem

En del menar att avvikelsehanteringen måste vara samma system som organisationens journalsystem. En avvikelserapport är ingen journalhandling men den ska enligt gällande lagstiftning gå att spåra i journalen. Det finns även krav på hur länge en avvikelserapport skall sparas, men den är fortfarande inte en del av patientjournalen. Genom att hantera avvikelserna i ett system som är separat från journalsystemet blir det lättare att leva upp till kraven i patientdatalagen om begränsningar av journalåtkomst. Det finns aldrig någon risk för att omvårdnadspersonalen kommer åt sekretessinformation i journalen.

Hur dokumenterar vi då avvikelserna i journalen? När personalen rapporterat avvikelsen via webbformuläret visas ett meddelande med avvikelsens ID-nummer. Personal uppmanas samtidigt att anteckna ID-numret i journalen (med journal avses både patientjournal och/eller utförar/myndighetsjournal inom SoL). Personalen kan naturligtvis låta bli att dokumentera ID-numret, men det kan i ett senare skede skrivas in av den som handlägger ärendet. Med hjälp av ID-numret kan sedan avvikelsen spåras utifrån journalanteckningen.

I DF RESPONS skiljer vi mellan avvikelserapportör och handläggare/utredare. Rapportören anmäler en avvikelse via ett webbformulär utan att behöva logga in i systemet. Rapporten blir sedan tillgänglig i den inloggade delen av systemet för den personal som är berörd. På så sätt gör vi det enkelt att anmäla en avvikelse samtidigt som vi säkrar upp att ingen får mer information/åtkomst än vad som är nödvändigt. Erfarenheter har visat att fler avvikelser rapporteras när det blir möjligt för personalen att själva på ett enkelt sätt anmäla avvikelser, utan att behöva blotta sig för sina kollegor.

Till sist vill vi poängtera att många av de avvikelsemoduler som finns bland de journalsystem som används av kommuner runt om i landet idag saknar bra funktioner för utdata. Bra rapporter och statistikfunktioner är en förutsättning för att avvikelsehanteringen inte bara skall leda till förbättringar på individnivå utan även på enhets- och verksamhetsnivå.

Scroll Up