Synpunktshantering

Synpunktshantering

För att kunna ge service av hög kvalitet behöver kommunen veta vad medborgarna tycker om den. En bra dialog med medborgarna är en förutsättning för att verksamhet och service ska utvecklas och förbättras.

Enkelt och användarvänligt

Med vår lösning för synpunktshantering i DF RESPONS blir det enkelt för medborgarna att lämna frågor, klagomål, beröm, idéer och förslag som handlar om kommunens verksamhet och service. Det blir också lätt för personalen som ska svara på synpunkterna. DF RESPONS håller koll på alla ärenden så att inget glöms bort eller faller mellan stolarna. Personalen informeras per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet och påminnelser skickas ut automatiskt.

Öppenhet och transparens

Ni kan välja att synpunkter och svar automatiskt publiceras på er hemsida, efter att publicering har godkänts av en handläggare. Andra medborgare får då möjlighet att ta del av de synpunkter och svar som kommer till kommunen vilket skapar transparens och öppenhet. Om ni vill att synpunkter ska kunna lämnas anonymt kan synpunktslämnaren läsa svaret på kommunens hemsida.

Underlag till förbättringsarbete

Synpunkterna som kommer in kan ni använda som underlag i ert förbättringsarbete. DF RESPONS kraftfulla analys- och rapportfunktioner ger er möjlighet följa upp och ta lärdom av de inkomna synpunkterna.


Exempel på statistik: Synpunktsfördelning per förvaltning.

Erfarenhet och kunskap

Digital Fox har hjälpt svenska kommuner att införa systematisk synpunktshantering sedan 2006. Vi har lång erfarenhet och stor kunskap om de behov och utmaningar som er organisation står inför vid införandet av systematisk synpunktshantering. Som hjälpverktyg erbjuder vi ett kommunalt anpassat IT-system, DF RESPONS. Vid införandet av systemet erbjuder vi även konsultstöd för att upprätta processer och rutiner.

Referenser: Bengsfors kommunBurlövs kommun, Falköpings kommunHjo kommun, Hultsfreds kommun, Karlskoga kommunKävlinge kommun, Landskrona stadLjungby kommunMarkaryds kommun, Mölndals stad, Nykvarns kommun, Perstorps kommun, Sigtuna kommun, Skövde kommun, Svedala kommun, Tidaholms kommun, Vetlanda kommun, Värmdö kommun och Bräcke diakoni.

Vill du veta mer?

Kontakta oss gärna om du har frågor eller om du är intresserad av en visning.

Process för synpunktshantering

Exempel på hur processen för synpunktshantering kan se ut.

Process synpunktshantering

 

 

 

 

 

 

 Läs mer: Process - så går det till

Diariesystem

DF RESPONS innehåller alla de funktioner som krävs för att uppfylla lagkraven på diarieföring. Systemet i sig blir där med ett eget diarium för synpunkter och klagomål.

Vår erfarenhet visar på att de flesta synpunkter som kommer in är av enklare karaktär och kan besvaras direkt i DF RESPONS. I vissa enskilda fall kan en synpunkt behöva överföras till kommunens ärendehanteringssystem t ex om det blir ett nämndsärende eller resulterar i någon form av myndighetsutövning. Ett ärende kan enkelt exporteras till en PDF-fil som sedan kan läggas in i ärendehanteringssystemet..

Lagkrav - klagomålshantering

Den första 1 juli 2011 började en ny skollag att gälla. Enligt skollagen (2010:800) kap 4 § 8 ska en rutin finnas för hanteringen av allmänhetens och vårdnadshavares klagomål på verksamheten. Liknande lagkrav har sedan tidigare funnits inom vård och omsorg. Det är därför relativt vanligt idag att rutiner och system för klagomål- och synpunktshantering finns inom kommunens socialomsorg. Vi på Digital Fox förespråkar att kommunen inför ett gemensamt synpunktshanteringssystem för alla förvaltningar. Ett gemensamt system gör det enklare för medborgaren att lämna synpunkter oavsett förvaltning.

Funktioner

DF RESPONS kraftfulla analys- och rapportfunktioner ger er möjlighet följa upp och ta lärdom av de inkomna synpunkterna. Systemet underlättar även återrapportering till medborgare, politiker och beslutsfattare i organisationen. Automatiska e-postpåminnelser ser till att inga ärenden glöms bort. Med publiceringsfunktionen är det även möjligt att per automatik publicera inkomna synpunkter och svar direkt på hemsidan. 

Scroll Up