Klagomål- och synpunktshantering

Enligt skollagen ska huvudmannen ha rutiner för att ta emot och utreda klagomål som gäller utbildningen. Ett digitalt system för klagomålshanteringen underlättar arbetet och säkerställer processen.

Enkelt och användarvänligt

Med vår lösning för klagomål- och synpunktshantering i DF RESPONS är det enkelt för elever och vårdnadshavare att lämna synpunkter/klagomål på verksamheten via ett webbformulär på kommunens/skolans hemsida. Det är också lätt för personalen som ska svara på och vid behov utreda synpunkterna. DF RESPONS håller koll på alla ärenden så att inget glöms bort eller faller mellan stolarna. Personalen informeras per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet och påminnelser skickas ut automatiskt.

Underlag till förbättringsarbete

Synpunkterna som kommer in kan ni använda som underlag i ert förbättringsarbete. DF RESPONS kraftfulla analys- och rapportfunktioner ger er möjlighet följa upp och ta lärdom av de inkomna synpunkterna.

Exempel på statistik: Antal klagomål per verksamhet.

Kommunövergripande eller enbart för skol- och förskoleverksamhet

De flesta av våra kommunkunder väljer att ha en samlad synpunktshantering för hela kommunen dvs att medborgaren kan lämna synpunkter på hela kommunens verksamhet via ett webbformulär. Men det går också bra att ha en separat synpunktshantering för skol- och förskoleverksamhet.

Anpassat formulär för skolklagomål

Kristinehamns kommuns hemsida finns exempel på hur en samlad synpunktshantering för hela kommunen kan anpassas för klagomålshantering enligt skollagen. Välj Verksamhet Barnomsorg och utbildning och Jag vill lämna: Klagomål. Då ser du hur formuläret anpassas till ett klagomål enligt skollagen.

Erfarenhet och kunskap

Digital Fox har hjälpt svenska kommuner att införa systematisk synpunktshantering sedan 2006. Vi har lång erfarenhet och stor kunskap om de behov och utmaningar som er organisation står inför vid införandet av systematisk synpunktshantering.

Referenser: Bengsfors kommunBurlövs kommunFalköpings kommun, Haninge kommunHjo kommunHultsfreds kommunKarlskoga kommunKävlinge kommunLandskrona stadLjungby kommunMarkaryds kommunMölndals stadNykvarns kommunPerstorps kommunSigtuna kommun, Skurups kommunSvedala kommunTidaholms kommunVetlanda kommunVärmdö kommun och Bräcke diakoni.

Vill du veta mer?

Kontakta oss gärna om du har frågor eller om du är intresserad av en visning.

Process för synpunktshantering

Exempel på hur processen för synpunktshantering kan se ut.

Process synpunktshantering

 

 

 

 

 

 

 Läs mer: Process - så går det till

Diariesystem

DF RESPONS innehåller alla de funktioner som krävs för att uppfylla lagkraven på diarieföring. Systemet i sig blir där med ett eget diarium för synpunkter och klagomål.

Vår erfarenhet visar på att de flesta synpunkter som kommer in är av enklare karaktär och kan besvaras direkt i DF RESPONS. I vissa enskilda fall kan en synpunkt behöva överföras till kommunens ärendehanteringssystem t ex om det blir ett nämndsärende eller resulterar i någon form av myndighetsutövning. Ett ärende kan enkelt exporteras till en PDF-fil som sedan kan läggas in i ärendehanteringssystemet..

Lagkrav - klagomålshantering

Den första 1 juli 2011 började den nya skollagen att gälla. Enligt denna ska huvudmannen ha rutiner för att ta emot och utreda klagomål som gäller utbildningen. Ett digitalt system för klagomålshanteringen underlättar arbetet och säkerställer processen.

Funktioner

DF RESPONS kraftfulla analys- och rapportfunktioner ger er möjlighet följa upp och ta lärdom av de inkomna synpunkterna. Systemet underlättar även återrapportering till medborgare, politiker och beslutsfattare i organisationen. Automatiska e-postpåminnelser ser till att inga ärenden glöms bort. Med publiceringsfunktionen är det även möjligt att per automatik publicera inkomna synpunkter och svar direkt på hemsidan. 

Scroll Up