DF Respons

FLEX

DF RESPONS förenklar och digitaliserar processer

DF RESPONS är ett kraftfullt webbaserat system utvecklat med modern teknik på Microsofts .NET-plattform. Systemet är ett ärendehanteringssystem som förenklar och automatiserar processer.

Varje process utgör en modul i systemet. Modulerna går att använda var och en för sig eller flera stycken tillsammans som en helhet. Allt för att varje kund ska kunna skapa ett system utifrån sina förutsättningar.

Många av våra kunder använder DF RESPONS som ett komplement till sitt verksamhetssystem. En del har en eller två moduler i DF RESPONS, medan andra har tio eller femton olika moduler.

Flexibelt och anpassningsbart

Flexibilitet är det ord som bäst beskriver DF RESPONS. Det går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål, både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Dessutom kan kunden själv göra ändringar och bygga egna processer i systemet.

Med DF RESPONS följer ett webbgränssnitt där kunden kan styra både innehåll och beteende. Det kan till exempel handla om vilka frågor och svarsalternativ som ska visas på ett formulär eller att en viss användare får ett e-postmeddelande när ett ärende registreras. Systemet kan därför enkelt anpassas efter era unika behov.

Vi bygger era processer

DF RESPONS innehåller ett flertal funktioner som vi använder för att bygga processer i systemet. Det finns funktioner för exempelvis handläggning av ärenden, administration, styrning av behörigheter, notifikationer och påminnelser. Ni kan antingen bygga nya processer från grunden eller importera en befintlig process (modul) och sedan anpassa den efter era specifika behov. Vanligtvis importerar vi först en befintlig modul som vi sedan hjälper er att anpassa. Efterhand som ni sedan lär er systemet kan ni börja bygga egna processer.

Nyckelfunktioner i DF RESPONS

Webbformulär

Med dynamiska webbformulär kan ni enkelt hämta in information från exempelvis medarbetare, medborgare och kunder. Antingen kan ni välja att öppna formuläret i ett nytt fönster eller att integrera det som en del av er hemsida eller intranät. När en person skickar in ett formulär skapar DF RESPONS automatiskt ett ärende av informationen i formuläret. En utsedd mottagare får information via e-post om att ett nytt ärende har kommit in.

Ärendehantering

När en användare klickar på skicka-knappen i webbformuläret skapar DF RESPONS ett ärende av informationen. Alla ärenden får ett unikt ärendenummer (ID). En eller flera användare kan arbeta med ett ärende och successivt fylla på med mer information i ärendet. Behörighetssystemet styr vem som har rätt att läsa och skriva i ärendet.

Notifikationer och påminnelser

Systemet skickar automatiska mejl, t ex när en ny anmälan registreras, när en handläggare utses och när ärendet är klart för att avslutas. Det finns även möjlighet att koppla automatiska påminnelser om något inte har skett efter en viss tid, exempelvis om utredning inte har påbörjats fem dagar efter att ärendet registrerades. Ni kan själv välja när och till vem notifikationer och påminnelser ska skickas.

Utskrift och handlingar

Det är möjligt att skriva ut ärenden till skrivare, PDF och PDF/A-arkiv. Det går att välja att skriva ut delar av ärendet t ex en anmälan eller en utredning, eller hela ärendet. Det går även att göra en helt anpassad utskrift där man själv väljer vilka delar som ska vara med i utskriften.

I DF RESPONS finns även en funktion för att automatiskt skapa en handling (pdf-dokument), exempelvis av en anmälan eller en utredning.

Statistik och rapporter

Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda de lite enklare standardrapporterna i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.

Power BI

Det är även möjligt att ta ut statistik via Power BI i DF RESPONS. Power BI är en plattform från Microsoft som kan användas för att modellera och visualisera information. Fördelen med Power BI-rapporter är framförallt att de är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken. Rapporterna är integrerade i DF RESPONS och användaren behöver inte ha en egen Power BI-licens. Innehållet i Power BI-rapporter kan också anpassas efter önskemål.

Rapporttjänst

Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt, antingen som excel- eller pdf-filer. Statistikrapporten skickas till den inloggade användarens e-postadress.

Det går även att schemalägga utskick av statistikrapporter till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.

Gallring och arkivering

Exportfunktioner i XML- och PDF/A-format möjliggör digital långtidsbevaring. Det är även möjligt att gallra ärenden på fältnivå.Det finns särskilda krav på filernas format vid digital långtidsbevaring.

Två vanligt tillåtna format inom offentlig sektor är PDF/A och XML. Digital Fox arkiveringsfunktion exporterar ärenden som ska arkivera på både PDF/A- och XML-format. PDF/A är läsbart för alla med Acrobat Reader (eller motsvarande program) som är vanligt förekommande idag. XML-formatet gör det möjligt att maskinellt på ett enkelt sätt läsa, tolka och strukturerar informationen i ett digitalt arkiv.

Systemets gallringsfunktion gallrar hela eller delar av ärenden. Exempelvis är det vanligt att man vill behålla kategorisering och statistik under en längre period för att kunna göra jämförelser över tiden. Däremot ställer GDPR krav på att personuppgifter inte ska lagras längre än de behövs.

Kom i gång snabbt

Det tar inte lång tid att komma igång med DF RESPONS. Eftersom systemet är flexibelt är det enkelt att på ett mycket snabbt sätt anpassa innehållet efter era önskemål och processer.

Processtöd

Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.

Anpassningsmöjligheterna

Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.

Responsiv design

DF RESPONS anpassar sig efter skärmstorlek så det går lika bra att fylla i formulär och handlägga ärenden via mobiltelefonen som via surfplatta eller en dator.

Behörigheter

Tack vare ett avancerat behörighetssystem är det möjligt att på detaljnivå styra en användares rättigheter i systemet. Rättigheter kan tilldelas direkt för en unik användare, en grupp användare eller via en roll. Behörigheter kan sättas på olika nivåer i organisationen t ex på förvaltnings-, verksamhets- och enhetsnivå. Det finns inga fasta behörighetstilldelningar utan de anpassas specifikt för varje kund/projekt.

Spårbarhet

Systemloggen visar historik i ärendet. I ärendeloggen kan man se vem som öppnat och tagit del av ett ärende, vilket ger underlag för loggranskning, i enlighet med patientdatalagen.

Vi är stolta över vår värdegrund som innebär att vi ska vara lösningsorienterade, trygga, nära och professionella i alla våra möten, såväl internt som externt. Nöjda kunder är våra bästa ambassadörer.

Boka demo

Fyll i formuläret nedan. Beskriv kortfattat era behov och önskemål kring demon så att vi kan förbereda den så bra som möjligt.

Statistik och rapporter

Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda de lite enklare standardrapporterna i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.

Power BI

Det är även möjligt att ta ut statistik via Power BI i DF RESPONS. Power BI är en plattform från Microsoft som kan användas för att modellera och visualisera information. Fördelen med Power BI-rapporter är framförallt att de är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken. Rapporterna är integrerade i DF RESPONS och användaren behöver inte ha en egen Power BI-licens. Innehållet i Power BI-rapporter kan också anpassas efter önskemål.

Rapporttjänst

Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt, antingen som excel- eller pdf-filer. Statistikrapporten skickas till den inloggade användarens e-postadress.

Det går även att schemalägga utskick av statistikrapporter till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.