Funktioner

DF RESPONS innehåller ett flertal funktioner som vi använder för att bygga processer i systemet. Det finns funktioner för exempelvis handläggning av ärenden, administration, styrning av behörigheter och inloggning. Ni kan antingen bygga nya processer från grunden eller importera en befintlig process (modul) och sedan anpassa den efter era specifika behov. Vanligtvis importerar vi först en befintlig modul som ni sedan kan anpassa. Efterhand som man sedan lär sig systemet kan man börja bygga egna processer.

Inloggning
Inloggning
E-postmeddelande
Automatiska mejl
Kalenderfunktion
Påminnelsefunktion
Behörigheter
Behörighetssystem
Statistikfunktion
Statistikfunktion
Kartfunktion
Kartfunktion

Webbformulär

Med dynamiska webbformulär kan ni enkelt hämta in information från exempelvis medarbetare, medborgare och kunder. Alla formulär har en responsiv design, vilket innebär att de anpassar sig efter skärmstorlek och fungerar på dator, surfplatta såväl som mobiltelefon. Antingen kan man välja att öppna formuläret i ett nytt fönster eller att integrera det som en del av er hemsida eller intranät. När en person skickar in ett formulär skapar DF RESPONS automatiskt ett ärende av informationen i formuläret. En utsedd mottagare får information via e-post om att ett nytt ärende har kommit in. Webbformulär har många fördelar jämfört med exempelvis ifyllbara PDF-filer:

  • De är enkla att använda.
  • Innehållet kan anpassa sig efter användarens val, till exempel kan man välja att dölja eller visa följdfrågor.
  • Det är möjligt att validera innehållet så att rätt information fylls i.
  • Vid förändring av innehållet finns inga gamla kopior av formuläret kvar.
  • Informationen som användaren skriver i formuläret blir automatiskt en del i ärendet och sökbar på fältnivå.

 

Exempel på webbformulär
Exempel på webbformulär

Ärendehantering

När en användare klickar på skicka-knappen i webbformuläret skapar DF RESPONS ett ärende av informationen. Alla ärenden får ett unikt ärendenummer (ID). En eller flera användare kan arbeta med ett ärende och successivt fylla på med mer information i ärendet. Behörighetssystemet styr vem som har rätt att läsa och skriva i ett ärende. Hjälptexter och arbetsflöden hjälper användarna att följa verksamhetens riktlinjer och rutiner. Systemet loggar det som sker i ett ärende för maximal spårbarhet.

Formulärsbyggare

Ni kan själva när som helst lägga till och ta bort fält (frågor/texter) eller ändra texter och alternativ i webbformulären. Med hjälp av vyer kan ni styra vilka fält som är synliga för olika användare. Formulärets innehåll kan se olika ut beroende på ärendets status och/eller användarens behörighet.

Arbetsflöden NOS (När-Om-Så)

Med DF RESPONS följer en motor för arbetsflöden. Vi har valt att kalla tekniken för NOS som är en förkortning för När-Om-Så. Med hjälp av regler som konfigureras direkt i webbgränssnittet kan administratören styra hur systemet ska agera i olika situationer.

Några exemepel:

  • När ett ärende skapas - Om kategori Arbetsskada är markerad - skicka e-post till HR-avdelningen.
  • När användaren byter kategori - Om kategori Anonym är markerad - dölj kontaktuppgifter.

Notifikationer och påminnelser

Systemet skickar automatiska e-postnotifikationer, t ex när en ny anmälan registreras, när en handläggare utses och när ärendet är klart för att avslutas.

Det finns även möjlighet att koppla automatiska påminnelser om något inte har skett efter en viss tid, exempelvis om handläggaren inte har skickat ett svar till synpunktslämnaren fem dagar efter att ärendet registrerades. Systemet kan också påminna om att det är dags att följa upp ett ärende på ett valt datum. Kunden kan själv välja när och till vem notifikationer och påminnelser ska skickas.

Utskrift och handlingar

Det är möjligt att skriva ut ärenden till skrivare, PDF och PDF/A-arkiv. Det går att välja att skriva ut delar av ärendet t ex en anmälan eller en utredning, eller hela ärendet. Det går även att göra en helt anpassad utskrift där man själv väljer vilka fält som ska vara med i utskriften.

I DF RESPONS finns även en funktion för att automatiskt skapa en handling (pdf-dokument), exempelvis av en anmälan eller en utredning.

Statistik

Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda lite enklare diagrammen i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.

Rapporttjänst
Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt. Rapporterna skickas till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.

Exempel på statistik
Exempel på statistik

Användare och inloggning

Vi kan koppla inloggningen till er organisations centrala användarkatalog. Användarna kan sedan enkelt logga in med samma användarnamn och lösenord som man har på sin dator.

Det är möjligt att logga in i DF RESPONS med SSO under förutsättning att systemet är federerat via SAML mot kundens IDP (Identity Provider). Det går även integrera via Reverse Proxy (t.ex. Nexus HAG, Portwise, Bank-ID eller Mobility Guard). Vid integration mot er säkerhetsplattform kan vi aktivera två-faktors-inloggning för starkare säkerhet.

Systemet stödjer även inloggning via Skolfederationen under förutsättning att kund är ansluten till Skolfederationen.

Aktivera användare vid uppstart
DF RESPONS så kallade REST-API skapar möjlighet att via kundens integrationsmotor automatiskt skicka in de användare som ska finnas i systemet. Kunden kan även tillhandahålla användarna i en fil, Excel eller CSV, vid projektstart.

Behörigheter

Tack vare ett avancerat behörighetssystem är det möjligt att på detaljnivå styra en användares rättigheter i systemet. Rättigheter kan tilldelas direkt för en unik användare, en grupp användare eller via en roll. Exempelvis är rättigheten att läsa och skriva i ett ärende behörighetsstyrt så att endast de medarbetare som är i behov av att arbeta med uppgifterna har tillgång till dem. Behörigheter kan sättas på olika nivåer i organisationen t ex på förvaltnings-, verksamhets- och enhetsnivå. Behörighet kan även sättas på ärendenivå. Det finns inga fasta behörighetstilldelningar utan de anpassas specifikt för varje kund/projekt.

Publicering

Ärenden (eller vissa fält hos ett ärende) kan göras tillgängliga för publicering på webben t ex på er hemsida eller på intranätet.

Systemets automatiska publiceringsfunktion gör det möjligt att skapa ett öppet diarium. Genom inställningar i systemet kan man styra vilka ärenden som ska publiceras, när ett ärende ska publiceras samt vilka fält och egenskaper hos ärendet som ska vara synliga på webben. Det är även möjligt att koppla på en kommentarsfunktion där medborgare kan debattera publicerade ärenden. Publiceringsfunktionen är vanligt förekommande vid t.ex. synpunktshantering och e-förslag.

Gallring och arkivering

Exportfunktioner i XML- och PDF/A-format möjliggör digital långtidsbevaring. Det är även möjligt att gallra ärenden på fältnivå.Det finns särskilda krav på filernas format vid digital långtidsbevaring. Två vanligt tillåtna format inom offentlig sektor är PDF/A och XML. Digital Fox arkiveringsfunktion exporterar ärenden som ska arkivera på både PDF/A- och XML-format. PDF/A är läsbart för alla med Acrobat Reader (eller motsvarande program) som är vanligt förekommande idag. XML-formatet gör det möjligt att maskinellt på ett enkelt sätt läsa, tolka och strukturerar informationen i ett digitalt arkiv.

Systemets gallringsfunktion gallrar hela eller delar av ärenden. Exempelvis är det vanligt att man vill behålla kategorisering och statistik under en längre period för att kunna göra jämförelser över tiden. Däremot ställer GDPR krav på att personuppgifter inte ska lagras längre än de behövs.

Integrationsmöjligheter

Det är möjligt att bygga kundspecifika integrationslösningar mot DF RESPONS via det REST API som systemet tillhandahåller. Med systemets arbetsflöden är det möjligt att styra vad som ska ske när någon anropar en tjänst. Systemet kommer även med några standardintegrationer:

  • IFrame och javascript för integration av webbformulär i hemsida.
  • Integration mot Active Directory och Novell e-directory.
  • WMS-integration för kartdata.
  • Integration mot Munizapp.

Karta

Kartfunktionen gör det möjligt för användaren att markera platser på en karta.

Systemet kan använda sig av öppna kartlösningar som Open Street Map (OSM), Google Maps eller göra en koppling direkt mot kommunens eget GIS-system med hjälp av WMS-teknologi. När man markerar en plats på kartan sker ett automatiskt adressuppslag. Det är även möjligt att visa olika kartlager vid olika situationer, t ex kan man ha en medborgarvänlig enkel karta på hemsidan medan mottagande handläggare har möjlighet klicka fram detaljer som vattenledningar etc.

Karta för felanmälan, Mölndal.
Exempel på karta för felanmälan från Mölndals stad.